発送代行を成功させるために事前に確認すべき10のポイント

日々の出荷作業に追われ、外部にアウトソーシングされることを検討される方も多いと思います。
しかし、今まで自社でやってきたことをほかの会社に任せることはそう簡単なことではありません。

私は仕事柄、ネットショップを運営されている方やメーカーさんから発送代行について相談を受けることが多くあります。
そんな経験の中で、発送代行を成功する上で大切なポイントがわかってきました。
それらを事前に委託先の物流業者さんに確認することで、アウトソーシングの成功確率が飛躍的に上がります。

その内容について、まとめてみました。

そもそも発送代行のメリット・デメリットって?

発送代行を成功させるポイントを整理する前に、メリットとデメリットを整理します。

物流をアウトソーシングすることに関しては、正直メリットもあればデメリットもあります。
代表的なものをここではご紹介します。

メリット

メリットですが、大きく分けて3つあります。
それぞれについてまとめましたので見て行きましょう。

・自社での業務の負担が少なくなる
当然ですが、出荷業務を代行することで、これまで自社で行っていた業務が少なくなります。
そのため、他の業務に時間を割くことができます。

・コスト削減の可能性がある
物流業者さんの多くは、運送会社と安い送料で出荷ができる契約を持ってます。
また、人件費や保管費も必要なときだけ必要な分だけ請求されるので、無駄もありません。
そのため、自社で出荷作業をしていた場合に掛かっていたコストよりも、安く業務を代行できる可能性があります。

・変動する部分をなるべく少なくできる
ネットショッピングのモールが実施するセールや新商品の発売、繁忙期などの関係で保管スペースや人員を変動させなければいけないことがあります。
物流業者さんにアウトソーシングした場合は、保管スペースや出荷人員の変動に対して、柔軟に対応してくれます。
繁忙期にアルバイトさんを雇って、一から教育しなければならないなどの課題から解放されます。

デメリット

メリットが大きい発送代行ですが、もちろんデメリットもあります。
よく聞くデメリットは下記の3つです。

・自社でやるより融通が利かない
当然ですが、アウトソースすることで自社でやるより融通は利かなくなります。
お客様からの急なお願いなど、イレギュラーな作業に対応できない可能性があることは覚悟しておきましょう。

・正確な在庫数がわからない
意外かもしれませんが、Excelなどで在庫を管理している物流業者さんが多くあります。
リアルタイムな在庫がわからず、品切れの商品を売ってしまうなどのトラブルも発生します。

・お客さまからのクレームが増える
物流をアウトソースすることでクレームが増えることがあります。
商品の汚れや、検品漏れなど、事前に物流業者さんと基準を明確にしておかないとトラブルの原因となります。

以上のように、メリットもあればデメリットもある発送代行ですが、成功すれば経営的にも大きな改善が見込めます。
メリットを最大化して、デメリットをなくすために必要な8つの確認ポイントを次にご説明します。

発送代行を成功させるための確認ポイント

では、発送代行を成功させるために委託先に確すべき10のポイントをみていきましょう。
アウトソーシングを始める前にこれらを事前に確認することで、成功する確率がぐんと上がります。

1.場所

どの物流業者さんにお願いするか検討する上で、まず最初に大切なのが委託先の倉庫がある場所です。
選定のポイントとしては、「何かがあったときに行ける場所」であることが重要です。
地方に行けば行くほど保管料などは安くなりますが、安いからといって安易に決めるのはあまりオススメではありません。
少なくとも2時間程度で行ける場所を選ぶべきでしょう。

2.倉庫のキレイさ

当然ですが、発送代行をする際は物流業者さんの現場を見るようにしてください。
その際に注意して頂きたいのが、「倉庫現場のキレイさ」です。
これまでの経験上、現場が汚い業者さんにお願いするとトラブルが多い傾向があります。
実際に現場を確認して、キレイな業者さんを選ぶようにしましょう。

3.対応できる作業の内容

物流業者さんによって、対応できる作業の幅に大きく違いがあります。
出荷業務のみ対応してもらえるところもあれば、最近ではコールセンターや受注業務など幅広い業務に対応してもらえるところもあります。
最初は出荷業務のみでも、将来を見据えて対応できる業務の内容を聞いておくことは非常に重要です。

4.使用しているシステム

個人的には、これが一番大事なポイントだと思っています。
物流業者さんごとに様々なシステムを利用されています。
使っているシステムの内容によって、アウトソースしたあとの作業量が全く違っています。
必ず、どのようなシステムを使っているか。
そのシステムを使った場合、どのような業務フローになるかを確認するようにしてください。

5.出荷量の変動に対応できるか

先にも書きましたが、繁忙期やセールなどで出荷量が大きく変動することがあるかと思います。
自社の出荷量の変化を事前に伝えることで、その変動に対応できるかどうかを確認しておくことが重要です。

6.同業者の対応実績の有無

自社が扱っている商品や出店しているモールなど、様々な要素で同業者の対応実績があるかを確認することが重要です。
1度やってことのある業務だとスムーズに対応してもらえることがほとんどなので、過去に同業者の対応実績がある物流業者さんを選ぶと安心です。

7.営業日

意外と忘れがちなのが、営業日の確認です。
一般的には平日(月曜~金曜)にご対応いただける業者さんが多いですが、中には年中無休でやられているところもあります。
しっかり事前に確認しておきましょう。

8.出荷の締め時間

アウトソースしているので、毎日業者さんに出荷指示を出す必要があります。
何時までの指示であれば、当日に出荷してもらえるかを確認するようにしましょう。
一般的には、午前中までの指示で対応可能な業者さんが多いように思います。

成功させてばメリットがたくさんある物流アウトソーシングです。
業者さんを選定する上で、ぜひ参考にしてください。

9.現場の担当者に会う

営業の人は出来ると言っていたのに、現場の担当からは無理だと言われる。
発送代行では、そういったトラブルがよく起こります。
実際に物流のアウトソーシングを開始する前に、現場の担当者に会っておくとよいでしょう。

10.見積もり金額が変わる可能性を確認しておく

当然ですが、発送代行を開始する際には物流業者さんからお見積りをもらってスタートすることになります。
見積もり金額が途中で変わって、トラブルになるということをよく耳にします。
アウトソースしている代金が変更になる可能性を事前に確かめておくことが重要です。

成功させればメリットがたくさんある物流アウトソーシングです。
業者さんを選定する上で、ぜひ参考にしてください。

この記事を書いた人

Naoyuki Adachi