受注管理システムとは?導入で得られるメリットやシステムの選び方を詳しくご紹介

EC事業を運営する上で欠かせないのがお客様からいただいた注文を処理し、出荷指示を行う「受注管理」という業務です。

初めのうちは手作業で受注管理を行うことが多いと思いますが、注文数が増えてきたり複数のモールに出店したりすると、業務にかかる手間が増え、効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。

そんな時に導入を検討していただきたいのが、受注管理業務を効率化できる「受注管理システム」です。

この記事では受注管理業務の基本をおさらいしつつ、受注管理システムでできることや、メリット・デメリット、システムの選び方について、詳しくご紹介していきたいと思います。

もくじ

EC事業運営で欠かせない、受注管理の基本知識

まず初めに、EC事業とは切っても切り離せない受注管理業務の基本的な内容を振り返ってみましょう。

EC運営上の「受注管理」とは、お客様からオンラインで注文を受けた後、出荷管理まで連携することを指しています。

具体的には下記の作業があげられます。

  • 受注確認・在庫確認・入金確認などの確認業務
  • お客様への受付メール送信
  • 出荷データの作成
EC事業者の受注管理業務

受注管理業務の次に、在庫処理業務・発送業務を行い、お客様の元へ商品が届けられます。

受注管理業務が滞ってしまうと、その後の業務フローに遅れが生じてしまいます。
そのため、受注管理業務をスムーズにミスなく行うことは、お客様のもとへ早く商品を届けるためにも欠かせないのです。

「受注管理システム」とは受注管理業務をミスなく効率的に行うためのシステム

ではここから、「受注管理システム」とは具体的にどのようなものかを解説していきます。

受注管理システムとは、先ほど見た受注管理業務のそれぞれをミスなく、効率的に行えるシステムです。

受注管理システムで受注から出荷指示までを自動化できる

受注管理システムを導入することで、これまで手作業で行なっていた業務が自動処理されるようになります。

自動処理ができることで具体的には、

  • 一つひとつ確認していた入金有無を確認する必要がなくなる
  • 出荷指示書が自動で作成されるので、手作業で作る必要がなくなる
  • 受付メールを一つひとつ送信する必要がなくなる

といった業務変化があります。

受注管理システムで自動化されること

また受注管理システムを導入することで、

  • オペレーションのミスや漏れ
  • 出荷指示書の作成間違い

など、人の手を介することによって生じていたミスを防げるようにもなります。

開発リソースを持たない企業は外部システムを使うべき

受注管理システムを導入する場合には

  • 自社でシステム開発を行う
  • 外部のシステムを利用する

の2つのケースが考えられます。

自社でエンジニアの開発リソースを大きく持っている場合を除いては、開発に大きなコストや期間がかかってしまうため、すでに稼働実績があり、導入までの期間も比較的短くて済む外部システムを利用することをおすすめします。

受注管理システム導入で得られるメリット3つ

受注管理システムの具体的な内容がわかったら、次に気になるのは「システムを導入することで、自社にどのようなメリットがあるんだろう」ということですよね。

ここでは受注管理システムを使うことのメリットを3つに分けてご紹介していきます。

業務の自動化により人件費の削減や別業務への人員配置が可能になる

まず1つ目は、これまでは手作業で行なっていた受注管理業務を自動化することにより、受注管理担当者の人件費削減や、別の業務への人員配置ができることです。

例えば現状の受注管理担当者が3人だとすると、システムの導入により担当者は1人で十分になるというケースがあり、その場合2人分の人件費を削減できます。そして手が空いた2人を自社が注力したいと考えているマーケティングや商品開発の業務に回すことができます。

人件削減や、別業務への配置が可能に

顧客満足度の向上につながる

メリットの2つ目は受注管理システムの導入が、結果として顧客満足度の向上に繋がるということが挙げられます。

システム導入による顧客満足度が上がる理由は大きく分けて3つです。

  1. 在庫処理・出荷処理の作業ミスが減る
  2. 作業時間が減るのでお届けまでの期間短縮につながる
  3. 手元に届くまでの流れがスムーズとなり注文者の手を煩わせない

1、2はシステム導入で直接的な効果が出やすい部分だといえます。

お客さまに正しい商品正しい個数できるだけ早く出荷することは、ネットショップにとってとても基本的なことなのですがシステム管理をしていないと維持するのが難しいことでもあります。

3について、商品の注文後にネットショップが在庫の確認と送料の計算を行い、改めてメールが送られてきて決済をする、といった面倒な注文の流れを経験したことはありませんか?

このような場合、届いた商品は良かったとしても「注文が面倒だったから次は別のところで買おう」と思ってしまいますよね。しかし受注管理システムを導入していれば、注文と同時に在庫処理や送料の計算が行われるので、購入者は受注時に決済まで完了でき、あとは商品のお届けを待つだけで良いのです。

処理の自動化で、注文者の手を煩わせない

ネットショップの数が増えて競争が激しい現在では、顧客満足度を向上し「もう一度ここで買いたい」と思ってもらうことが欠かせません。そのため、システム導入で満足度を高められることは大きなメリットだと言えるでしょう。

将来の成長に備えられる

メリットの3つ目は、将来に向けての投資としての側面があります。

今はまだ注文数が少なかったり出店モール数が限られており、手作業での処理でも間に合っている状態だったとしても、コロナなどの非常事態でネットでの物量が急に増えたりするケースも多いです。

この先注文数や出店モール数を増やしていこうと考えているのであれば、先にシステムを導入しておくことで、事業が伸びた場合にも耐えられるオペレーションを構築できます。

受注管理システム導入前に知っておきたい2つのデメリット

続いて受注管理システムの導入におけるデメリットについてです。デメリットも正しく理解した上で導入の検討をしましょう。

導入にかかる労力が大きい

まず1つ目のデメリットとしては、導入にかかる労力が大きいこと。

具体的にはシステムに合わせてオペレーションを組み直したり、新しいシステムに慣れたりすることに、一定の負荷がかかることです。
そのため上記のような負荷をかけてでもシステムを導入すべきかを、しっかり検討することをおすすめします。

受注管理システムの導入だけでは、出荷作業時のミス削減や業務の効率化が完全ではない

2つ目のデメリットは、受注管理システムの導入では、受注管理業務上のミスは防げるものの、後続の業務で起きるミスは減らせないということです。この点は効率化を求める場合でも同じことが言えます。

受注処理がうまくいっても、その後の在庫管理でミスが起きるとお客様から注文のあった商品がすでに品切れでお届けできなかったり、出荷時にピッキングミスが起きると間違った商品をお届けしてしまったりするのです。

受注管理以外で起きうるミスや業務負担の例

どの受注管理システムを選ぶべき?最適なシステムを選ぶポイントを5つご紹介

受注管理システムのメリット・デメリットを押さえた上で、受注管理システムを導入したいと考える場合、次に考えるのは「どのシステムを選ぶか」ですよね。

受注管理システムを提供している企業は多数あり、その中から自社にあったものを選ぶ必要があります。

ここでは、最適なシステムを選ぶポイントを5つお伝えします。

1:事業規模や抱えている課題にマッチしているか

まず1つ目に、基本的なことではありますが自社の規模や、自社の抱えている課題にマッチしたシステムであるかを見る必要があります。

システムによっては、受注数が少ない企業には割高に感じられる料金体系のところもあるため、料金のチェックは欠かせません。

また、導入後に「抱えている課題が解決できなかった!」という事態に陥らないためにも、社内で課題をきちんと洗い出し、その課題にあったシステムかどうかを担当者に質問してすり合わせしましょう。

2:利用しているモール・カートに対応しているか

次に、すでに利用しているモールやカートに対応しているシステムなのかも重要な判断基準となります。

例えば、楽天市場とYahooショッピングに出店しているとします。この場合、選ぶべきは2つのモールから入ってくる受注に共通で対応できるシステムです。片方のモールにしか対応していない場合、システムを複数導入することになり、余計な費用やオペレーションコストがかかってしまうのでご注意ください。

3:既に使っているシステムとの連携が可能か

また、既に在庫管理システムや出荷代行を利用している場合、それらのシステムや外注先との連携が可能かも絶対に確認しましょう。

連携ができないものを選んでしまうと、システムをまたぐための業務が別途社内で必要になる、既に導入しているシステムを変更する、などの二度手間が発生してしまいます。

4:システムの使い勝手が良いか

これまでに挙げた3つは、システムを選ぶ際の最低限の項目となります。

最低限の項目をクリアしたシステムが複数ある場合には、システムの使い勝手を比較し、「どれが一番使いやすいか」で選ぶのも1つの選択肢です。

導入時のデメリットで説明したように、導入するにあたり一定の労力や慣れが必要となります。

そのため、既存のオペレーションから変更しやすいシステムであったり、管理画面がシンプルで、一度使えばすぐに慣れるものを選ぶと、導入後がスムーズに進められます。

5:導入後のサポートがしっかりしているか

最後のポイントとして挙げられるのは、システムを提供している会社のサポート体制がしっかりしているかという点です。

ネットショップは24時間いつでも注文が入るので、土日にシステムに不具合が起きた場合は、週末のうちに対応したいですよね。そのため、サポートが土日も行われているとより良いと言えるでしょう。

また、今後のモールの追加などの事業の変化に応じて、いつでも相談しやすい窓口があると安心できます。

受注管理だけでなく出荷作業もまとめて管理できるシステム、LOGILESS

ここまで解説してきた通り「受注管理システム」だけを導入しても、出荷作業時のミスはカバーできません。そこで多くの企業が「受注管理システム」に加え「倉庫管理システム」も導入し、2つのシステムを連携させて業務管理を行っています。

しかし別々のシステムを連携させるのはコストもかかり、導入・メンテナンスもとても大変という意見を聞きます。

当社ではそのようなネットショップ事業者さまのお悩みを解決するためにLOGILESSを提供しています。
LOGILESSは「受注管理システム(OMS)」と「倉庫管理システム(WMS)」が一体となっているので、1つのシステムで受注から出荷まで総合的に管理が可能となります。

さらに最近では注文受付から商品出荷まで全体の業務を効率化できる「自動出荷」というスキームが広まりつつあります。

自社でほとんど何もしなくても受注から発送までを行えるのが「自動出荷」

自動出荷とは受注後の業務を全て自動化させ、ネットショップがほぼ何もしなくてもお客さんのもとへ商品をお届けする、ショップ運営者にとってはとても嬉しい仕組みです。

こちらの図のように、受注後の全ての業務は自動化可能なのです。

受注システムと自動出荷のカバー範囲の違い

自動出荷を利用することで、デメリットの2つ目として挙げた、受注管理業務以外で起きるミスを減らすこともできますし、効率化も業務全範囲で行うことが可能になります。

自動出荷が簡単に実現できるサービス、LOGILESS

LOGILESSはを導入すれば「自動出荷」が簡単に実現できます。

「自動出荷」を実現するためには

  1. 業務フロー全体を管理できるシステム
  2. そのシステムでデータ連携されている物流倉庫

この2点が必須となります。
当社はシステムの提供のみにとどまらず、専門コンサルタントがネットショップ事業者に最適の物流倉庫を紹介し、自動出荷が実現できるようにサポートを行うので、初めての自動出荷導入でも安心してご利用いただけます。

つまりLOGILESSを利用することで受注管理・倉庫管理が一度に可能となり、アウトソース先の物流倉庫まで見つけることができるので、スムーズに自動出荷が実現できるのです。

もちろん、受注管理システムとしての機能は十分に備わっており、楽天市場やAmazon・Yahooショッピングなどのモールや、ShopifyやBASEなどのカートにも幅広く対応しています。

LOGILESSでは受注管理機能の詳細や、受注管理に止まらずより幅広い業務をカバーする「自動出荷」のことがざっくりわかる概要資料をご用意しています。詳細が気になる方はぜひダウンロードしてくださいね。

LOGILESSの機能【受注管理】
対応モール・カート
特徴1:受注業務と出荷業務の時間を短縮
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